Privacyverklaring
The Sanctuary

The Sanctuary respecteert jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij hiermee omgaan.


1. WIE ZIJN WIJ
The Sanctuary is gevestigd in Nederland en organiseert evenementen, retraites, ceremonies, workshops, trainingen en educatieve programma’s.
Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via: info@thesanctuary.center

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS WIJ VERWERKEN

2.1 Algemene persoonsgegevens

Wij verwerken algemene persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt bij registratie, boeking of contact, waaronder:

  • Voor- en achternaam

  • Geslacht

  • Geboortedatum

  • Adresgegevens

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Ticket- en boekingsgegevens

  • Betaalgegevens (verwerkt via onze betalingsprovider)

  • Contactgegevens van een noodcontact

  • Overige informatie die je vrijwillig verstrekt

2.2 Deelname- en ervaringsinformatie

In het kader van een veilige en passende begeleiding verwerken wij tevens informatie over:

  • Eerdere deelname aan evenementen van The Sanctuary

  • Ervaring met psychedelica of andere vergelijkbare middelen

  • Persoonlijke intenties of verwachtingen ten aanzien van deelname

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om de groepssamenstelling, begeleiding en veiligheid tijdens het evenement zorgvuldig af te stemmen.

2.3 Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens)

Voor bepaalde Evenementen, met name wanneer psychedelica onderdeel uitmaken van het programma, verwerken wij medische en gezondheidsgegevens in het kader van een intake en screening. Dit kan onder meer omvatten:

  • Informatie over fysieke of mentale gezondheid

  • Medicatiegebruik

  • Medische voorgeschiedenis

  • Eventuele contra-indicaties

  • Relevante informatie ter beoordeling van deelnameveiligheid

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het waarborgen van de veiligheid van de deelnemer en de groep, en worden vertrouwelijk behandeld.

3. ONLINE BOEKINGEN EN BETALINGEN
Via onze website kunnen deelnemers tickets boeken voor Evenementen. In dat kader verwerken wij:

  • Contactgegevens

  • Boekingsgegevens

  • Betaalinformatie

Betalingen verlopen via een externe, beveiligde betaalprovider.  Wij ontvangen geen volledige betaalgegevens (zoals bank- of kaartgegevens) en slaan deze niet zelf op. De betaalprovider verwerkt betalingsgegevens conform eigen privacy- en beveiligingsbeleid.


4. NIEUWSBRIEF
De Deelnemer kan zich vrijwillig aanmelden voor de nieuwsbrief van The Sanctuary via onze website. In dat geval verwerken wij het e-mailadres en eventuele andere door de Deelnemer verstrekte contactinformatie uitsluitend om de nieuwsbrief te verzenden. De Deelnemer kan zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.


5. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het verwerken van inschrijvingen en ticketboekingen

  • Het uitvoeren van intake- en screeningsprocedures

  • Het waarborgen van veiligheid tijdens Evenementen

  • Het beoordelen van geschiktheid voor deelname

  • Communicatie over Evenementen en het verzenden van de nieuwsbrief

  • Het verwerken van betalingen

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

  • Het verbeteren van onze dienstverlening

6. RECHTSGROND VOOR VERWERKING
 Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • Uitvoering van een overeenkomst (deelname aan een Evenement)

  • Wettelijke verplichtingen (zoals veiligheid, zorgplicht en naleving van relevante wet- en regelgeving)

  • Gerechtvaardigd belang (zoals communicatie en kwaliteitsverbetering)


7. PSYCHEDELICA-SCREENING EN BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
Voor Evenementen waarbij psychedelica worden gebruikt, is een medische intake en screening verplicht.

De verwerking van gezondheidsgegevens is noodzakelijk om de geschiktheid voor deelname te beoordelen en de veiligheid van de Deelnemer en de groep tijdens Evenementen te waarborgen. Door het invullen van het intakeformulier stemt de Deelnemer in met het gebruik van de gevraagde gezondheidsinformatie voor deze doeleinden.

Voor de verwerking van persoonsgegevens en gezondheidsgegevens voor intake en medische screening maakt The Sanctuary gebruik van JotForm als verwerker. Alle gegevens worden veilig opgeslagen in Duitsland binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en verwerkt in overeenstemming met de AVG. The Sanctuary heeft een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) afgesloten met JotForm om te waarborgen dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG plaatsvindt.

Deze bijzondere persoonsgegevens worden verder:

  • Alleen verzameld wanneer noodzakelijk voor deelname en veiligheid

  • Uitsluitend gebruikt voor beoordeling van geschiktheid tot deelname

  • Niet gedeeld met derden zonder uitdrukkelijke toestemming

  • Beveiligd opgeslagen met passende technische en organisatorische maatregelen

  • Niet langer bewaard dan noodzakelijk

Indien uit de screening blijkt dat deelname medisch niet verantwoord is, worden de gegevens uitsluitend gebruikt voor die beoordeling en niet voor andere doeleinden.

Toegang tot gezondheidsgegevens is strikt beperkt tot bevoegde facilitators of andere betrokken professionals die verantwoordelijk zijn voor de beoordeling van deelname en de veiligheid tijdens het Evenement.

De deelnemer kan zijn/haar toestemming voor verwerking van medische gegevens te allen tijde intrekken. Intrekking kan echter betekenen dat deelname aan het betreffende Evenement niet mogelijk is.

Informatie die tijdens de intake en screening wordt verstrekt, wordt uitsluitend gebruikt voor de beoordeling van deelname en de veiligheid van het Evenement en wordt niet gebruikt voor marketingdoeleinden of geautomatiseerde profilering.


8. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, zoals het verwerken van betalingen, het faciliteren van evenementen of het versturen van communicatie. Persoonsgegevens worden nooit verkocht of anderszins commercieel gedeeld.

9. BEWAARTERMIJN
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
Medische gegevens worden met extra zorgvuldigheid behandeld en slechts bewaard zolang dit noodzakelijk is voor veiligheid en wettelijke verplichtingen.

10. JOUW RECHTEN
Je hebt het recht om:

  • Inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens

  • Onjuiste gegevens te laten corrigeren

  • Gegevens te laten verwijderen

  • Verwerking te laten beperken

  • Bezwaar te maken tegen verwerking

  • Je toestemming in te trekken

  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kunnen worden ingediend via:
info@thesanctuary.center


11. BEVEILIGING
The Sanctuary neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.


12. WIJZIGINGEN
The Sanctuary behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website.